Trưởng Bộ Phận Lễ Tân – Cách làm món ngon nhanh nhất

Bạn đang xem video CÁCH GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN BỘ PHẬN LỄ TÂN| Ngành Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn |Du Học Canada 🇨🇦 mới nhất trong danh sách Món ăn được cập nhật từ kênh Itskaykay từ ngày 2020-12-19 với mô tả như dưới đây.

Hê luuu xin chào các bạn iuu, Cây đã trở lại rùi đây!!! Bữa nay Cây chia sẻ về những “điều thầm kín” về bộ phận Lễ Tân – Front Office ở trong khách sạn mà Cây rất “hiếm” khi chia sẻ với ai cả. Nếu các bạn tò mò muốn xem Cây chia sẻ những gì, thì coi clip nha.

🙋🏻‍♀️ CÁC VIDEO KHÁC VỀ NGÀNH NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN CỦA MÌNH
1, Review Nghề Lễ Tân Quản Trị Khách Sạn – https://youtu.be/tMjeLeiHeAY
2, Những Câu Tiếng Anh Cần Biết Khi Check-In Khách Sạn – https://youtu.be/6pC8-MMfl4A
3, Học Làm Phục Vụ Nhà Hàng Fine Dining – https://youtu.be/2Uy9XSzO9Ss
4, Thực Tế Một Ngày Trong Bếp Của Học Sinh Nhà Hàng Khách Sạn – https://youtu.be/IpGQgtOLOo4
5, 6 Yếu Tố “Cần Có” Trong Ngành Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn – https://youtu.be/c0qrP-wLArA

T I M E S T A M P S
0:00 Intro
1:18 Rào Cản Ngôn Ngữ
3:37 Cách Giải Quyết
6:58 Duy Trì Cảm Xúc Làm Việc
7:50 Cách Giải Quyết
9:08 Giờ Làm Không Ổn Định
9:54 Cách Giải Quyết
10:32 Khối Lượng Công Việc Lớn
12:52 Cách Giải Quyết

Làm thử bài Learning Type Test tại 1 trong 2 website này nha:
1. Education Planner: http://www.educationplanner.org/students/self-assessments/learning-styles-quiz.shtml
2. Learning Style Assessment: https://www.how-to-study.com/learning-style-assessment

👯‍♀️ C O N N E C T  W I  T H  M E
Instagram: kaykay_ng – https://www.instagram.com/kaykay_ng
Facebook: Kayla Ngo – https://www.facebook.com/ThuyDuongJikay
Email: ngo.kayla26@gmail.com

🎵Music provided by BGM President
🎵Track: Paesaggio Italiano – https://youtu.be/9PRnPdgNhMI
🎵Music provided by BGM President
🎵Track: Spring evening – https://youtu.be/WuS4qmV4Jeg

Want to help SUPPORT my channel, buy me a COFFEE? Thank you in advance! https://www.buymeacoffee.com/itskaykay

Filmed & Edited by Itskaykay
FTC: This video is not sponsored.
#Reviewquảntrịkháchsạn #nghềnhàhàngkháchsạn #Itskaykay

Trưởng bộ phận lễ tân là gì?

Trưởng bộ phận lễ tân là gì? Đây là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân theo đúng tiêu chuẩn về chất lượng của khách sạn hướng tới. Trách nhiệm đó sẽ bao gồm nhiệm vụ xây dựng quy trình, phân công, đánh giá hiệu quả công việc ,đón tiếp khách VIP, khách trung thành, khách đoàn,.. kết hợp với hỗ trợ, xử lý các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng và tuyển dụng nhân sự.

Mô tả công việc của trưởng bộ phận lễ tân 

Là người đứng đầu một bộ phận trưởng bộ phận lễ tân phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Vậy vai trò của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là gì, cùng chúng mình tìm hiểu nhé!

Điều phối công việc nhân viên trong bộ phận lễ tân

Công việc quan trọng đầu tiên mà trưởng bộ phận cần làm chính là thực hiện điều phối bộ phận mà mình quản lý, cụ thể như sau:

• Lên kế hoạch triển khai thực hiện tất cả nhiệm vụ của bộ phận.
• Tổ chức phân công công việc cho mọi người trong bộ phận.
• Sát sao trong việc kiểm tra giá phòng trên hệ thống để đảm bảo thông tin được rõ ràng, chính xác.
• Trang phục, tác phòng và thái độ phục vụ của nhân viên lễ tân là chìa khóa doanh thu cho tất cả khách sạn. Do vậy hãy đảm bảo những yếu tố này đang đi theo đúng mục tiêu.
• Đốc thúc kết hợp kiểm tra, đánh giá  kết quả hoạt động của từng cá nhân trong bộ phận.

Giữ trọng trách đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành và khách ở dài hạn

Với công việc này trưởng bộ phận lễ sẽ thực hiện như sau:

• Khi nhận nhiệm vụ đón tiếp bạn cần lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách và hãy đảm bảo nó được diễn ra hoàn hảo và chỉn chu nhất có thể.
• Support nhân viên thực hiện các hoạt động chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP sao cho khách hàng cảm thấy thoải mái và được trân trọng nhất.

Xử lý các yêu cầu, phàn nàn, khiếu nại của khách hàng

Khi thực hiện công việc này trưởng phòng bộ phận lễ tân cần phải:

• Đứng sau để hỗ trợ nhân viên bộ phận xử lý những yêu cầu, phàn nàn mà họ không thể tự mình giải quyết được.
• Kết hợp ăn ý với bộ phận liên quan để giải đáp và giải quyết khiếu nại mang tới sự hài lòng cho khách hàng.
• Không quên ghi lại những trường hợp phàn nàn, khiếu nại khó xử lý để hướng dẫn nhân viên  xử lý khi gặp lại tình huống tương tự sau này.

Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự phòng ban

Là người nắm quyền sinh sát ở một phòng ban thì quyền tuyển dụng chắc chắn cũng nằm trong tay trưởng bộ phận lễ tân. Cụ thể công việc như sau:

• Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong trường hợp thiếu nhân sự.
• Là người đứng ra đại diện trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự tiềm năng

• Lên kế hoạch tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự trong bộ phận sao cho hiệu quả nhất.
• Thực hiện phân công công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.

Một số công việc khác của trường bộ phận lễ tân

Ngoài ra công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn còn có:

• Kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận mình quản lý để đảm bảo đúng tiến độ và công việc được hoàn thành tốt nhất.
• Xây dựng các biểu mẫu cần thiết cho quá trình hoạt động của bộ phận.
• Hỗ trợ cho các hoạt động marketing của khách sạn.
• Tìm ra phương án xử lý, giải quyết kịp thời khi các tình huống khẩn cấp xảy ra: báo cháy, mưa bão, khủng bố…
• Tạo dựng, mở rộng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong bộ phận và với các phòng ban khác.
• Tham gia đầy đủ  các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo và ác cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.
• Lên kế hoạch họp định kỳ để phổ biến, triển khai công việc, những quy trình, chính sách, thay đổi mới của khách sạn.
• Hỗ trợ ban giám đốc trong các công việc liên quan và những công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.
• Làm báo cáo theo quy định của khách sạn và nộp lại ban lãnh đạo theo tuần, tháng, quý.

Thu nhập và yêu cầu đối với vị trí trưởng bộ phận lễ tân là gì?

Với trách nhiệm cao như vậy thì mức lương của trưởng bộ phận lễ tân cũng sẽ không phải là thấp. Theo khảo sát thì với vị trí này bạn có thể được hưởng mức thu nhập giao động từ 10 – 30 triệu/ tháng, phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu công việc của từng khách sạn.

Khi đảm nhận vị trí này bạn cần đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Là cử nhân hoặc thạc sĩ các ngành lễ tân, ngoại ngữ, kinh tế, quản trị kinh doanh, du lịch khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.
•  Đã có kinh nghiệm từ 3- 5 năm ở vị trí tương đương.
•  Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt, trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.
• Thành thạo tin học văn phòng và tiếng Anh giao tiếp tốt.
•  Một số kỹ năng: kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo,…

Có lẽ đến đây bạn cũng đã hiểu được khái niệm Trưởng bộ phận lễ tân là gì?  Vai trò của trưởng bộ phận lễ tân là gì rồi phải không nào? Mong rằng những thông tin hữu ích trên đây sẽ hỗ trợ bạn trong sự nghiệp của mình. Theo dõi trang để cập nhập thêm nhiều thông tin tuyển trưởng bộ phận lễ tân và nhiều vị trí khác bạn  nhé!

Chi tiết thông tin cho Trưởng bộ phận lễ tân là gì? Vai trò của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn…

Trưởng bộ phận lễ tân trong nhà hàng, khách sạn có những trách nhiệm gì?

Những trách nhiệm công việc của trưởng bộ phận lễ tân có thể là:

• Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân.
• Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.
• Điều phối mọi hoạt động của bộ phận lễ tân.
• Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
• Tham gia tuyển chọn nhân sự cho bộ phận lễ tân.
• Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên.
• Tối đa hóa công suất sử dụng buồng và doanh thu cho khách sạn.
• Tham gia các hoạt động marketing của khách sạn.
• Phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn.
• Giải quyết phàn nàn của khách.
• Chào đón khách và khách đoàn quan trọng.
• Chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định của khách sạn và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công việc của bộ phận lễ tân.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Những yêu cầu về trình độ với Trưởng bộ phận Lễ tân là gì?

Với trách nhiệm của một nhân viên lễ tân nhưng ở cấp bậc quản lý, trách nhiệm công việc của Trưởng bộ phận Lễ tân cũng có sự khác biệt với những nhân viên lễ tân thông thường. Chính vì vậy, để đáp ứng được những yêu cầu công việc cao và phức tạp của vị trí đó, một người Trưởng bộ phận Lễ tân cũng có những yêu cầu đặc biệt. Cụ thể những yêu cầu về kỹ năng, trình độ của Trưởng bộ phận Lễ tân có thể là:

• Có kinh nghiệm từ 3 -5 năm ở vị trí tương đương.
• Ngoại hình ưa nhìn.
• Tiếng Anh thành thạo 4 kỹ năng.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.
• Kỹ năng quản lý.
• Kỹ năng lãnh đạo.
• Kỹ năng làm việc nhóm.
• Khả năng truyền đạt tốt.

Trưởng bộ phận Lễ tân lương cao không?

Theo ghi nhận của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT mức lương cho vị trí Trưởng bộ phận lễ tân giao động từ 10 – 25 triệu/tháng, tùy vào quy mô và yêu cầu công việc cụ thể. Hiện tại có rất nhiều nhà hàng khách sạn tuyển dụng trưởng bộ phận lễ tân, các bạn có thể xem chi tiết tại đây.

Việc làm Trưởng Bộ phận Lễ tân

Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@nhanlucnganhluat.vn.

Chi tiết thông tin cho Mô tả Công việc Trưởng bộ phận Lễ tân và trách nhiệm làm gì? Mức lương ra sao?…

Trưởng bộ phận lễ tân là gì?

Trưởng bộ phận lễ tân(Front Office Manager – FOM) là người quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân,  làm sao cho hiệu quả, đúng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ khách sạn đề ra. Chịu trách nhiệm xây dựng quy trình làm việc, phân công công việc, đánh giá hiệu quả, đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn. Xử lý các yêu cầu phàn nàn của khách hàng. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho bộ phận.

Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân khách sạn

Điều phối công việc bộ phận lễ tân

• Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.
• Tổ chức phân công công việc cho các giám sát, nhân viên lễ tân khách sạn.
• Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…
• Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.
• Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.

Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn

• Lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo việc chuẩn bị được thực hiện hoàn hảo.
• Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất.
• Hỗ trợ nhân viên lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn, đảm bảo khách luôn hài lòng.

Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng

• Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
• Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự.

Tuyển chọn nhân sự

• Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện để đảm bảo bộ phận luôn có đủ lực lượng nhân sự cần thiết.
• Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự

• Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.
• Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo.
• Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.

Các công việc khác

• Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
• Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
• Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của khách sạn.
• Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão, đe dọa bom…
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác trong khách sạn.
• Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về lễ tân.
• Tham gia đầy đủ các cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.
• Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới…
• Hỗ trợ ban giám đốc khách sạn các công việc hành chính.
• Làm các báo cáo theo quy định của khách sạn.
• Thực hiện các công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.

Chi tiết thông tin cho Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân khách sạn 2023 – Hotelcareers.vn…

Chức năng và vai trò của lễ tân khách sạn

Chức năng, vai trò của lễ tân khách sạn

– Lễ tân là bộ mặt của khách sạn, tạo nên chiếc cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác trong khách sạn, nhằm đáp ứng và thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn.

– Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng từ trước khi lưu trú cho đến khi rời khỏi khách sạn.

– Chịu trách nhiệm liên hệ, hỗ trợ và khảo sát mức độ hài lòng của khách.

– Phối hợp các bộ phận khác để cung cấp và cập nhật thông tin về chương trình khuyến mãi, quảng cáo của khách sạn đến khách hàng.

– Kết hợp với bộ phận Đặt phòng và Buồng phòng trong việc kiểm soát tình trạng phòng.

– Tối đa hóa doanh thu phòng trong khách sạn.

Nhiệm vụ của lễ tân khách sạn

Nhiệm vụ của lễ tân được thực hiện theo một quy trình cố định và chia thành 4 giai đoạn: trước khi khách đến khách sạn, khách đã đến khách sạn làm thủ tục nhận phòng, khách lưu trú tại khách sạn và khách làm thủ tục thanh toán và rời khách sạn. Các nhiệm vụ bao gồm:

– Đón tiếp khách, làm thủ tục check in, check out cho khách.

– Nhận diện khách hàng thân thiết, khuyến khích khách đăng ký thành viên.

– Khuyến khích khách nâng cấp phòng, nhằm tối đa hóa doanh thu phòng.

– Kiểm soát và phân bố phòng cho khách.

– Cung cấp, giới thiệu thông tin về các dịch vụ bên trong và bên ngoài khách sạn cho khách.

– Bán phòng và các dịch vụ khác của khách sạn.

– Nhận đặt phòng, tiếp nhận thông tin về việc trả phòng, nhận phòng sớm – muộn.

– Thực hiện đăng ký tạm trú, tạm vắng cho khách.

– Lập và lưu trữ hồ sơ cho khách.

– Tiếp nhận và giải quyết phàn nàn từ khách.

– Theo dõi, cập nhật, tổng hợp chi phí của khách.

– Thanh toán, tiễn khách.

– Tham gia công tác quảng cáo và tiếp thị của khách sạn.

– Tham gia công tác an ninh và an toàn của khách sạn.

Mô tả công việc, vai trò các chức danh khác thuộc bộ phận lễ tân khách sạn

Trưởng bộ phận lễ tân

– Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.

– Phân công công việc cho các giám sát, nhân viên trong bộ phận.

– Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống, đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…

– Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên.

– Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên bộ phận.

– Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận.

– Hỗ trợ nhân viên xử lý những yêu cầu khó của khách, phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.

– Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện

– Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

– Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.

Giám sát lễ tân

– Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận.

– Giám sát khu vực tiền sảnh hàng ngày, đảm bảo nhân viên trong bộ phận làm việc theo đúng các tiêu chuẩn khách sạn.

– Giám sát việc thực hiện các thủ tục check-in, check-out và quản lý doanh thu.

– Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ được thực hiện theo đúng quy trình.

– Nhận bàn giao từ ca trước: chìa khóa vạn năng, chìa khóa quỹ, bộ mở khóa phòng, sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục thực hiện các công việc dang dở.

– Bố trí đủ nhân viên trực trong thời gian ăn giữa ca để không ảnh hưởng đến hoạt động đón tiếp và phục vụ khách.

– Cập nhật danh sách khách VIP, khách đoàn hàng ngày để xếp phòng phù hợp với những yêu cầu của khách.

– Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị phòng cho khách VIP, đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng.

– Triển khai tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận.

– Tiếp nhận thông tin về các yêu cầu đặc biệt, phản hồi của khách và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng.

– Lưu lại nội dung các phàn nàn và cách giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để tránh lặp lại những lỗi tương tự trong tương lai.

Lễ tân ca đêm

– Kiểm tra danh sách khách lưu trú trong ngày.

– Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho khách qua Internet với cơ quan chức năng địa phương.

– Thực hiện và hoàn thành các công việc tồn đọng từ ca trước.

– Giám sát khu vực sảnh, đảm bảo các vấn đề an ninh – an toàn của khách sạn, nếu phát hiện có vấn đề khả nghi, nhanh chóng báo cáo nhân viên an ninh.

– Kiểm tra danh sách khách cần check in, check out muộn để chuẩn bị các thủ tục, hồ sơ cần thiết.

– Kiểm tra các yêu cầu báo thức được ghi nhận từ các ca trước.

– Cài đặt giờ báo thức cho khách.

– Phối hợp với tổ lái xe/bellman chuẩn bị xe hoặc gọi taxi cho khách.

– Phối hợp cung cấp các số liệu, chứng từ cần thiết cho kiểm toán đêm.

– Tổng kết, bàn giao số tiền thu được trong ca làm việc cho nhân viên chuyên trách của khách sạn.

– Ghi chép các công việc tồn đọng, các yêu cầu, lưu ý của khách vào sổ giao ca để lễ tân ca sáng thực hiện.

– Cuối ca, bàn giao công việc lại cho nhân viên lễ tân ca sáng trước khi ra về.

Trên đây là bài viết về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Hãy cùng đón đọc những bài viết tiếp theo từ Hướng Nghiệp Á Âu để hiểu hơn về công việc của lễ tân nói riêng và các vị trí thuộc ngành Quản trị Nhà hàng Khách sạn nói chung.

Chi tiết thông tin cho Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Bộ Phận Lễ Tân Khách Sạn…

Front office manager là gì?

Front office manager là thuật ngữ chỉ chức danh của người đứng đầu khối tiền sảnh trong khách sạn, có thể hiểu là trưởng bộ phận lễ tân, trưởng bộ phận tiền sảnh hoặc giám đốc bộ phận tiền sảnh. FOM đảm nhiệm công việc điều hành, phân phối và giám sát toàn bộ hoạt động diễn ra tại khu vực tiền sảnh nhằm đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất tại khách sạn.

(Ảnh: Internet)

Công việc của một front office manager

• Kiểm tra khu vực tiền sảnh, đọc sổ bàn giao của các bộ phận
• Rà soát tất cả danh sách đặt phòng, tình trạng phòng, email, doanh số bán hàng, báo cáo chất lượng dịch vụ…
• Chào đón và tiễn khách VIP, khách hàng thân quen, khách ở dài hạn
• Phổ biến các quy định của khách sạn, đốc thúc nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy trình làm việc, đảm bảo phục vụ khách nhanh chóng, chuyên nghiệp
• Thực hiện quy trình đảm bảo an toàn trong giao dịch bằng tiền, bằng thẻ và các giao dịch tài chính khác
• Quản lý chi phí của bộ phận nhằm mang lại doanh thu phòng cao nhất và chuẩn bị hóa đơn đầy đủ cho từng khách hàng
• Đảm bảo đầy đủ nhân viên cần thiết cho bộ phận tiền sảnh tùy theo tình hình kinh doanh của khách sạn
• Giám sát và đánh giá khả năng làm việc của nhân viên cấp dưới nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của các nhân viên
• Họp với trưởng bộ phận quản lý doanh thu
• Gặp quản lý trực đêm để nhận thông báo về tình hình trong ngày và đêm hôm trước
• Lên kế hoạch, tổ chức triển khai các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận
• Trực tiếp tham gia phỏng vấn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới
• Luôn có mặt để giải quyết kịp thời phàn nàn của khách hàng
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc điều hành khách sạn và chủ đầu tư

(Ảnh: Internet)

Chi tiết thông tin cho Front Office Manager Là Gì – Công Việc Của Front Office Manager…

1. Thông tin căn bản

• Tuổi: 31
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 8 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân Quản trị Du lịch & Khách sạn tại Singapore
• Số giờ làm hằng tuần: 48 giờ
• Loại hình & quy mô công ty: Tập đoàn quốc tế

2. Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Quản lý vận hành bộ phận Lễ tân, gồm các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, viết và duy trì bộ vận hành tiêu chuẩn, quản lý ngân sách, tài chính, hỗ trợ kinh doanh, kết nối các bộ phận trong khách sạn.
• Nhân viên Lễ tân thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định trải nghiệm của khách hàng, từ khi bước vào cửa khách sạn cho đến khi khách rời đi. Do đó, quá trình tuyển dụng và đào tạo cần phải được thực hiện một cách hiệu quả, đúng lúc. Trưởng bộ phận Lễ tân có trách nhiệm theo dõi, tìm hiểu nhu cầu đào tạo của bộ phận, cả về kỹ năng cứng như phần mềm, hệ thống, đến kỹ năng mềm như giải quyết tình huống, mâu thuẫn…, làm sao cho các bạn nhân viên, khi đối diện với khách hàng, được trang bị đầy đủ kiến thức, sự tự tin, bình tĩnh, để có thể thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.
• Nhân viên Lễ tân là “tài sản” quan trọng nhất của bộ phận. Người Trưởng bộ phận cần quan tâm, lắng nghe và giải đáp các thắc mắc, nhu cầu, khó khăn của nhân viên một cách chân thành, chủ động. Khi nhân vui và thoải mái, họ mới có thể khiến khách vui và thoải mái.
• Bộ phận Lễ tân là cầu nối, nhận, truyền và theo dõi thông tin giữa khách hàng với các bộ phận khác và giữa các bộ phận với nhau. Ở nhiều khách sạn, Tổng đài là một phần của bộ phận Lễ tân. Ví dụ, khi bộ phận Kinh doanh cần lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của một đoàn khách với những yêu cầu đặt biệt, họ sẽ ít khi chuyển thông tin trực tiếp đến các bộ phận Buồng phòng, Ẩm thực, Bảo vệ, Kỹ thuật, mà sẽ thông qua bộ phận Lễ tân. Trưởng Bộ phận, Quản lý trực ban hoặc Giám sát Lễ tân sẽ có nhiệm vụ tổng hợp thông tin, chuyển đến các bộ phận liên quan và theo dõi quá trình thực hiện.
• Một phần cực kì quan trọng trong công việc của bộ phận Lễ tân là chăm sóc khách hàng. Việc chăm sóc này bao gồm làm thủ tục nhận/ trả phòng, thu ngân, nhận và giải quyết các yêu cầu, than phiền từ khách hàng. Dù vậy, đó chỉ là những công việc hết sức căn bản. Dịch vụ khách hàng từ “tốt” trở thành “tuyệt vời” nhờ vào nỗ lực cung cấp những trải nghiệm vượt quá mức mong đợi của khách hàng, làm cho họ “WOW” và ấn tượng. Trong phần lớn khách sạn cao cấp, một bộ phận nhỏ, trực thuộc Lễ tân, là “Dịch vụ/Trải nghiệm khách hàng” (Guest Service/Experience), gồm những nhân viên được chọn lọc, đào tạo đặc biệt, sẽ nhận trách nhiệm chính. Khác với nhân viên Lễ tân, họ không liên quan nhiều đến việc nhận/ trả phòng, thu ngân, mà tập trung vào việc nói chuyện, kết nối với khách hàng, tìm ra những cơ hội để khách “WOW” và thực hiện điều đó một cách sáng tạo. Ví dụ, khi thấy một em bé ôm gấu bông, một nhân viên Dịch vụ khách hàng chưa đủ kinh nghiệm, nhiệt huyết có thể bỏ qua điều này, nhưng một nhân viên khác có thể ghi nhớ điều này, nhờ bộ phận Buồng phòng đo kích thước gấu bông một cách bí mật khi làm phòng, và dùng máy may của Bộ phận Giặt là may một chiếc áo nhỏ cho gấu bông từ những mảnh vải thừa, cùng với logo khách sạn. Khi nhận được món quà này, chắc hẳn em bé sẽ rất vui, và thông qua đó khách sạn thành công trong việc gây ấn tượng và xây dựng lòng trung thành với thương hiệu cho ba mẹ của bé. Vai trò của Trưởng bộ phận Lễ tân không phải là trực tiếp mang đến những trải nghiệm như vậy cho khách hàng, mà là: (1) Luôn luôn thúc đẩy, truyền cảm hứng cho nhân viên thông qua những ví dụ, kinh nghiệm có thực, (2) Luôn luôn tin tưởng, ủng hộ những ý tưởng, kế hoạch của nhân viên khi họ muốn “WOW” khách hàng và (3) Nắm rõ những chỉ số về sự hài lòng, phản hồi của khách hàng để lên kế hoạch đào tạo, thay đổi tiêu chuẩn vận hành nếu cần.
• Trưởng bộ phận Lễ tân cũng có trách nhiệm về mặt tài chính. Trong phạm vi công việc hàng ngày, trách nhiệm này liên quan đến việc giữ, giám hộ những quỹ của bộ phận, nhưng quỹ tiền thối, quỹ thu đổi ngoại tệ, quỹ dùng trong trường hợp khẩn cấp… Trưởng bộ phận Lễ tân cũng quan sát và xác nhận sự chính xác của việc thu ngân (tiền mặt và thẻ), quản lý doanh thu, hóa đơn, kết ca, chạy hệ thống cuối ngày và có nhiệm vụ trả lời cho Trưởng bộ phận Tài Chính, Tổng Quản lý nếu có bất kỳ sai sót nào. Trong việc lên kế hoạch dài hạn, dựa vào công suất phòng dự đoán, Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ lập ngân sách thu/chi cho bộ phận trong một năm, và đảm bảo quản lý thu/chi. Những yêu cầu công việc hàng ngày đòi hỏi Trưởng bộ phận Lễ tân cần chắc chắn, nhạy cảm về công suất phòng, tổng doanh thu, giá phòng trung bình… để có thể báo cáo cho Tổng Quản lý và các bộ phận khác.
• Việc sắp xếp phòng trong khách sạn do Bộ phận Lễ tân phụ trách. Số phòng phải được gán một cách logic, chặt chẽ, hạn chế tối đa tình trạng khách chờ phòng, phòng dàn trải quá nhiều tầng, và cần lưu ý những yêu cầu của khách về đặc điểm phòng.
• Bộ phận Lễ tân có thể mang lại doanh thu thêm cho khách sạn bằng các gợi ý đặt nhà hàng, tour, xe hoặc bán nâng hạng phòng. Kỹ năng “upselling” này cần được đào tạo một cách bài bản để không tạo sự khó chịu cho khách.
• Trưởng Bộ phận Lễ tân và các Quản lý trực ban chịu trách nhiệm lớn trong các tình huống khẩn cấp, bao gồm hỏa hoạn, tai nạn, trợ giúp y tế. Là bộ phận trực tiếp giao tiếp với khách, họ được đào tạo những kỹ năng sơ cấp cứu và luôn biết rõ những điều cần làm trong tình huống như vậy. Ví dụ, trong tình huống có báo cháy, Trưởng Bộ phận Lễ tân và các Quản lý trực ban sẽ lập tức phân công nhân lực trực điện thoại từ khách, nhân lực hỗ trợ sơ tán trong trường hợp có cháy thật, nhân lực trấn an và điểm danh khách ở nơi tập kết… 

Chi tiết thông tin cho Trưởng Bộ phận Lễ Tân – Hướng nghiệp Sông An…

du học sinh canada, nhà hàng khách sạn, hotel and restaurant management, bộ phận lễ tân, lễ tân trong khách sạn, du học sinh, cuộc sống du học sinh canada, một ngày của du học sinh canada, du học canada, quản trị khách sạn, Review ngành quản trị nhà hàng khách sạn, quản trị khách sạn học gì, quản trị khách sạn ra trường làm gì, ngành quản trị khách sạn, hoc quan tri nha hang co kho khong, nhung luu y khi hoc quan tri nha hang khach sạn, Nghề nhà hàng khách sạn tại canada